MADIUN - Untuk menunjang tugas dan fungsi rumah sakit diperlukan birokrasi yang baik pada bidang administrasi, salah satunya adalah pengelolaan kearsipan surat masuk dan surat keluar. Seperti dilakukan Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Dungus.
RS milik Pemerintah Provinsi Jawa Timur (Pemprov Jatim) ini mengoptimalisasi tata kelola dokumen arsip persuratan menggunakan Microsoft Excel.
"Sebelumnya masih ditemukan permasalahan yang sering terjadi terkait dengan tata kelola kearsipan surat masuk dan surat keluar. Seringkali petugas kearsipan kesulitan dalam mencari dokumen arsip surat yang dibutuhkan sewaktu-waktu. Kesulitan tersebut disebabkan karena penataan dokumen dalam bentuk hard file dan soft file masih belum rapi," jelas Pranata Komputer RSUD Dungus, Phadma Sadna Phitaloka, pada Rabu, (08/05).
Kata Phadma, dokumen bentuk hard file disimpan pada lemari/rak khusus, sedangkan pencatatan dokumen bentuk soft file hanya dilakukan dengan menggunakan tabel tanpa fitur pencarian pada software Microsoft Excel.
"Seringkali dokumen-dokumen surat yang sudah lama masih dibutuhkan untuk keperluan administrasi maka petugas harus mencari lagi dokumen tersebut, dalam pencariannya terkadang membutuhkan waktu yang lama karena banyaknya dokumen arsip," ucapnya.
"Tidak adanya fitur filter dalam pencarian file dan petugas kearsipan yang kurang menguasai software tersebut mengakibatkan pencarian file menjadi lama karena harus meneliti satu persatu data. Hal ini berakibat pula pada lambatnya proses birokrasi," imbuhnya.
Maka, Phadma memperbaiki tata kelola pencatatan dokumen arsip surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan filter pencarian pada Microsoft Excel.
Kata Phadma, setelah dilakukan perbaikan pada aplikasi, dihasilkan beberapa kemudahan dalam mengelola pencatatan dokumen kearsipan yaitu entry data menggunakan form sehingga memudahkan petugas, tampilan lebih userfriendly, proses pencarian data surat cukup mudah dan membutuhkan waktu singkat.
Perlu diketahui, RSUD Dungus berlokasi di Jl Raya Dungus-Wungu, Kecamatan Wungu, Kabupaten Madiun, Jawa Timur. RS tipe C ini melayani pasien umum dan BPJS Kesehatan.